Grzegorz Majewski 25 maja 2018 zaczynają obowiązywać nowe przepisy odnośnie ochrony danych osobowych na terenie Unii Europejskiej - RODO. Do tego dnia podmioty przetwarzające dane osobowe powinny dostosować swoje działanie do nowych wytycznych.
Aby spełnić wymagania powyższych przepisów wprowadziliśmy zmiany w naszym Regulaminie, dodaliśmy Politykę prywatności oraz nowe funkcje do systemu.
Umowa powierzenia danych osobowych
Zgodnie z RODO Administrator danych ma obowiązek podpisania umowy powierzenia danych osobowych z podmiotami którym je przekazuje. Forma może być papierowa lub inna w tym elektroniczna.
Aby ułatwić Państwu pracę stworzyliśmy elektroniczny formularz pozwalający na spełnienie tych wymagań.
Wystarczy:
1. Zalogować się do Panelu jako Administrator i przejść do:
moja firma>Ustawienia>RODO
https://app.nakiedy.pl/settings/rodo
2. Wypełnić formularz, zapisać zmiany i pobrać wygenerowaną umowę powierzenia. Proszę nie usuwać adresu IP - Nakiedy automatycznie zapisuje te dane np. przy przypomnieniu hasła ze względów bezpieczeństwa.
3. Prosimy zapoznać się z nią, wrócić do panelu i na dole ekraniu zaznaczyć "Zapoznałem się i akceptuję postanowienia" i kliknąć Akceptuję.
Wyjaśnienia:
1. Dane powierzającego - proszę wpisać nazwę podmiotu który jest administratorem danych osobowych - najczęściej jest to Państwa firma.
2. Przedmiot przetwarzania - tutaj należy podać
- Rodzaje powierzonych danych - dane te podzielone są na 3 grupy: zwykłe, szczególne i szczególnie wrażliwe. Najcześciej przetważacie Państwo dane zwykłe i należy wpisać imię i nazwisko, numer telefonu i adres email.
- Kategorie powierzonych danych - czyli kogo dane dotyczą, w większości przypadków będą to Klienci i Pracownicy
3. Dane kontaktowe do administratora danych - tutaj wpisujemy dane kontaktowe do Państwa firmy jeśli jest Administratorem danych. W niektórych przypadkach przepisywa wymagają powołania Inspektora Ochrony Danych - jeśli takie Państwo powołaliście należy wpisać jego Imię i nazwisko oraz kontak. W większości przypadków te pola pozostają puste.
4. Dodatkowe dokumenty - przygotowaliśmy tam dokumenty potrzebne do podjęcia przez Państwa decyzji - na razie mamy tam informacje o zabezpieczeniach ale w przyszłości gdy przepisy zostaną doprecyzowane mogą dojść kolejne. Zachęcamy do zaznajomienia się z nimi i podjęcia świadomej decyzji.
[nowość] Dodatkowe zgody dla klientów
RODO wymaga od przetwarzającego aby zgody które zbiera od osób napisane były w sposób jasny, jednoznaczny i zrozumiały. Dodatkowo jeśli zgoda nie jest wymagana do wykonania warunków umowy lub wymagana przez RODO powinna mieć charakter odbrowolny.
Zgodnie z powyższym zgody można podzieliść na 3 grupy:
1. Zgoda na przetwarzanie "zwykłych" danych osobowych - wedle nowych przepisaów wydanie zgody nie jest wymagane gdy np. "dane te są niezbędne do zrealizowania umowy". W przypadku rezerwacji online podanie danych osobowych jest niezbędne abyście Państwo mogli wypełnić umowę tak więc zgoda jest zbedna.
2. Zgoda na przetwarzanie dancych "szczególnych" lub "szczególnie wrażliwych" - dotyczy to danych zwiazanych ze zdrowiem, pochodzeniem rasowym, etnicznym, poglądy polityczne itd oraz wyroków, naruszeń prawa itd. Jeśli nie macie Państwo prawa przetwarzać tych danych zgoda taka musi być wydana przez klienta - tzw. zgoda obowiązkowa
3. Zgoda na przetwarzanie danych w celach innych niż powyżej np. cele marketingowe. Zgoda taka musi być: dobrowolna, konkretna, świadoma, jednoznaczne wyrażać wolę, tak więc będzie to zgoda której klient nie musi zaznaczyć aby zarezerwować wizytę - tzw. zgoda dobrowolna. Proszę pamiętać aby ta zgoda była napisana językiem zrozumiałym i określała w konkretny sposób czego dotyczy.
Konfiguracja Regulaminu i zgód znajduje się:
moja firma>Ustawienia>Dane firmy
box: Regulamin i dodatkowe zgody
https://app.nakiedy.pl/settings/company
Są tam 3 pola pozwalające na dodanie treści i linka do jednego lub więcej regulaminów.
Odnośnik do regulaminu - jest to część obowiazkowej dla każdego klienta zgody, która zawiera zgodę z polityką prywatności Nakiedy i Państwa regulaminem. Zachecamy Państwa do stworzenia własnego regulaminu i umieszcenia linku do niego w tym polu. Treść całe zgody będzie miała postać: Akceptuję Politykę prywatności Nakiedy oraz ...... tak więc w to pole wpisać np. Regulamin Salonu Piękności - a następnie za pomocą edytora zaznaczyć słowo Regulamin i wstawić link.
Zgoda obowiązkowa - w to pole możecie Państwo wpisać treść własnej zgody którą musi potwierdzić klient podczas uzupełniania swoich danych osobowych - jest to pole obowiązkowe, bez tej zgody nie można wykonać rezerwacji. Są to najczęściej zgody na przetwarzanie danych szczególnych i wrażliwych.
Zgoda dobrowolna - jeśli potrzebujecie Państwo dodatkowej zgody np. w celach marktingowych należy wypełnić to pole treścią zgody - jest to pole dobrowolne dla klienta i może dokonać rezerwacji bez wyrażania tej zgody.
[nowość] Regulaminy i inne dokumenty w załączniku powiadomienia email.
Prawo wymaga od części firm dostarczenia klientowi regulaminu usługi "na trwałym nośniku". Aby spostać tym wymaganiom dodaliśmy funkcję pozwalającą na załączenie do 5 plików PDF o rozmiarze do 1 MB każdy do powiadomienia email o nowej rezerwacji.
Aby to zrobić należy przejść:
moja firma>Ustawienia>Powiadomienia
zakładaka: Nowa rezerwacja
sekcja: email - załączniki
https://app.nakiedy.pl/settings/communications#tab1
Klikam wybierz plik i wskazujemy plik PDF na swoim urządzeniu. System wgra go na serwer i zostanie on załączony do każdego powiadomienia o nowej rezerwacji.
Aby usunąć plik należy kliknąć znaczek "śmietnika" przy każdym pliku.
comments powered by Disqus
