blogpost

RODO - umowa powierzenia, dodatkowe zgody

nakiedy logo Grzegorz Majewski, 2018-05-19

25 maja 2018 zaczynają obowiązywać nowe przepisy odnośnie ochrony danych osobowych na terenie Unii Europejskiej - RODO. Do tego dnia podmioty przetwarzające dane osobowe powinny dostosować swoje działanie do nowych wytycznych.  

Aby spełnić wymagania powyższych przepisów wprowadziliśmy zmiany w naszym Regulaminie, dodaliśmy Politykę prywatności oraz nowe funkcje do systemu.

Umowa powierzenia danych osobowych

Zgodnie z RODO Administrator danych ma obowiązek podpisania umowy powierzenia danych osobowych z podmiotami którym je przekazuje. Forma może być papierowa lub inna w tym elektroniczna.  

Aby ułatwić Państwu pracę stworzyliśmy elektroniczny formularz pozwalający na spełnienie tych wymagań.

Wystarczy:
1. Zalogować się do Panelu jako Administrator i przejść do:
moja firma>Ustawienia>RODO
https://app.nakiedy.pl/settings/rodo
2. Wypełnić formularz, zapisać zmiany i pobrać wygenerowaną umowę powierzenia. Proszę nie usuwać  adresu IP - Nakiedy automatycznie zapisuje te dane np. przy przypomnieniu hasła ze względów bezpieczeństwa.
3.  Prosimy zapoznać się z nią, wrócić do panelu i na dole ekraniu zaznaczyć "Zapoznałem się i akceptuję postanowienia" i kliknąć Akceptuję.

Wyjaśnienia:
1. Dane powierzającego - proszę wpisać nazwę podmiotu który jest administratorem danych osobowych - najczęściej jest to Państwa firma.
2. Przedmiot przetwarzania  - tutaj należy podać 
 - Rodzaje powierzonych danych - dane te podzielone są na 3 grupy: zwykłe, szcególne i wrażliwe. Najcześciej przetważacie Państwo dane zwykłe i należy wpisać  imię i nazwisko, numer telefonu i adres email.
- Kategorie powierzonych danych - czyli kogo dane dotyczą, w większości przypadków będą to Klienci i Pracownicy
3. Dane kontaktowe do administratora danych - tutaj wpisujemy dane kontaktowe do Państwa firmy jeśli jest Administratorem danych. W niektórych przypadkach przepisywa wymagają powołania Inspektora Ochrony Danych - jeśli takie Państwo powołaliście należy wpisać jego Imię i nazwisko oraz kontak. W większości przypadków te pola pozostają puste.
4. Dodatkowe dokumenty - przygotowaliśmy tam dokumenty potrzebne do podjęcia przez Państwa decyzji - na razie mamy tam informacje o zabezpieczeniach ale w przyszłości gdy przepisy zostaną doprecyzowane mogą dojść kolejne. Zachęcamy do zaznajomienia się z nimi i podjęcia świadomej decyzji.

[nowość] Dodatkowe zgody dla klientów

RODO wymaga od przetwarzającego aby zgody które zbiera od osób napisane były w sposób jasny, jednoznaczny i zrozumiały. Dodatkowo jeśli zgoda nie jest wymagana do wykonania warunków umowy lub wymagana przez RODO powinna mieć charakter odbrowolny.

Zgodnie z powyższym zgody można podzieliść na 3 grupy:

1. Zgoda na przetwarzanie "zwykłych" danych osobowych - wedle nowych przepisaów wydanie zgody nie jest wymagane gdy np.  "dane te są niezbędne do zrealizowania umowy". W przypadku rezerwacji online podanie danych osobowych jest niezbędne abyście Państwo mogli wypełnić umowę tak więc zgoda jest zbedna.
2. Zgoda na przetwarzanie dancych "szczególnych" lub "wrażliwych" - dotyczy to danych zwiazanych ze zdrowiem, pochodzeniem rasowym, etnicznym, poglądy polityczne itd oraz wyroków, naruszeń prawa itd. Jeśli nie macie Państwo prawa przetwarzać tych danych zgoda taka musi być wydana przez klienta - tzw. zgoda obowiązkowa
3. Zgoda na przetwarzanie danych w celach innych niż powyżej np. cele marketingowe. Zgoda taka musi być: dobrowolna, konkretna, świadoma, jednoznaczne wyrażać wolę, tak więc będzie to zgoda której klient nie musi zaznaczyć aby zarezerwować wizytę - tzw. zgoda dobrowolna. Proszę pamiętać aby ta zgoda była napisana językiem zrozumiałym i określała w konkretny sposób czego dotyczy.

Konfiguracja Regulaminu i zgód znajduje się:
moja firma>Ustawienia>Dane firmy
box: Regulamin i dodatkowe zgody
https://app.nakiedy.pl/settings/company

Są tam 3 pola:

Adres URL do regulaminu - jest to część obowiazkowej dla każdego klienta zgody która zawiera zgodę z polityką prywatności Nakiedy i Państwa regulaminem. Zachecamy Państwa do stworzenia własnego regulaminu i umieszcenia linku do niego w tym polu. 

Zgoda obowiązkowa - w to pole możecie Państwo wpisać treść własnej zgody którą musi potwierdzić klient podczas uzupełniania swoich danych osobowych - jest to pole obowiązkowe, bez tej zgody nie można wykonać rezerwacji. Są to najczęściej zgody na przetwarzanie danych szczególnych i wrażliwych.

Zgoda dobrowolna - jeśli potrzebujecie Państwo dodatkowej zgody np. w celach marktingowych należy wypełnić to pole treścią zgody - jest to pole dobrowolne dla klienta i może dokonać rezerwacji bez wyrażania tej zgody.


comments powered by Disqus

Rozpocznij swój 14-dniowy okres testowy!

Bez opłat. Bez umów. Zrezygnuj kiedy chcesz.